Menggunakan Reminder untuk Mengelola Multitasking

gambar dari: goalku.com

Saya termasuk orang yang RKP alias memiliki Rentang Konsentrasi Pendek. Akibatnya saya kurang maksimal mengerjakan beberapa tugas sekaligus (multitasking). Padahal volume kerja mengharuskan saya pandai-pandai menyelesaikan beberapa tugas dalam waktu yang hampir bersamaan.

Sore ini akan ada rapat tim diklat. Sementara berjibaku menyelesaikan bahan rapat yang tidak rampung-rampung,  divisi keuangan sudah meminta realisasi biaya untuk segera dilaporkan kepada manajer. Sementara mencari-cari file realisasi biayanya, datang lagi laporan masalah dari kantor cabang yang butuh penanganan segera. Huft... kalau tak pandai-pandai mengelola semua kerjaan itu dan tak kuat jantung bisa-bisa koit mendadak. Hehe.

Menghindari Multitasking

Pada awal meniti karir dahulu, multitasking memang selalu jadi momok. Kalau bisa dihindari sedapat mungkin. Caranya dengan mengeluarkan jurus “1.000 keluhan maut”, atau melempar job kepada rekan kerja lain disertai 1.001 alasan sampai atasan dengan sangat terpaksa mencari orang lain untuk dimintai tolong membereskan job tersebut.

Itu dulu. Tapi seiring dengan usia dan kedewasaan kerja, maka prinsip tersebut perlahan berubah. Saya perlahan menyadari, saat mendapat tambahan job berarti kita diberi kepercayaan oleh pimpinan karena dinilai memiliki kapasitas untuk itu. Sehingga kepercayaan tersebut tidak boleh disia-siakan begitu saja. Walaupun konsekuensinya pekerjaan kita bertambah tapi dengan pengelolaan waktu dan sumber daya yang tepat pekerjaan tersebut pada akhirnya dapat dituntaskan. Memang kadang tidak 100% benar hasilnya, tapi dengan menerima “tantangan” dan mau belajar bekerja lebih baik kita semakin memiliki credit value dari perusahaan c.q pimpinan kita.     

Jadi permasalahan hari ini adalah bagaimana menghindari multitasking secara positif. Dalam arti kita harus mencari strategi mengurangi kerja multitasking tersebut tanpa mengurangi kinerja kita. Salah satu kiat menghindari multitasking yang kadang merepotkan adalah memanfaatkan reminder (pengingat) semaksimal mungkin. Reminder berguna untuk menjadi memori cadangan kita saat serangan pekerjaan mulai berdatangan bak peluru yang dilontarkan mesin gattling di medan perang. Saat itu kita harus pandai memilah pekerjaan, mana yang urgent, mana yang kurang urgent, mana yang deadline-nya paling dekat, mana yang jadi kerjaan utama, mana pekerjaan tambahan, dan seterusnya. Setelah memilah-milahnya jangan lupa menuliskan deadline atau tenggat waktu dari setiap pekerjaan tersebut. Dengan mengelompokkan pekerjaan plus deadline-nya seperti itu, kita lebih punya gambar besar mengenai tugas kita dan mudah mengatur mana pekerjaan yang menjadi prioritas untuk diselesaikan dan mana yang dapat diselesaikan belakangan.

Mengacu pada ilustrasi saya di atas tadi, jika rapat tim diklat merupakan agenda rutin mestinya bahan rapat nya bisa diselesaikan jauh hari sebelumnya. Kemudian permintaan data biaya dari divisi keuangan juga bisa diselesaikan lebih awal setelah terjadi pembebanan biaya. Sehingga bila ada sesuatu yang urgent terjadi seperti masalah yang datang dari kantor cabang, masalah tersebut bisa langsung menjadi prioritas kita.

Tapi sekali lagi, pengaturan pekerjaan seperti itu baru bisa berjalan efektif jika kita memiliki reminder demi reminder yang diikuti dengan baik.

Memiliki Reminder

Perangkat untuk membuat reminder pun mudah sekali kita dapatkan. Cara paling mudah adalah menggunakan buku agenda untuk mencatat setiap job, rekomendasi kerja, hasil rapat atau apapun yang akan menjadi tugas kita. Tapi kelemahannya dari agenda adalah agenda itu makhluk pasif. Kita yang harus sigap membuka lembar demi lembar agenda itu setiap hari untuk memastikan tidak ada yang kelewatan.

Agar agendanya bisa bernyanyi saat deadlinenya tiba, kita menggunakan reminder yang terintegrasi dengan gadget. Kita hanya perlu mengatur waktu reminder-nya memberi peringatan, usahakan dua tiga hari sebelum deadline pekerjaan (disesuaikan dengan kesulitan kerja). Kemudian mencatat rincian tugas yang harus dikerjakan lalu tambahkan dengan tanggal deadline pekerjaan. That’s it! Semudah mengatur reminder untuk hari ulang tahun orang yang kita cintai, atau mengatur jadwal ketemu seseorang. Setelah itu kita hanya perlu menunggu sambil melanjutkan pekerjaan yang sedang dilakoni saat itu. Hanya saja pastikan alarm atau tool reminder pada gadget bekerja dengan baik. Jangan sampai karena gadget yang bermasalah, desain kerjaan kita ikut berantakan semuanya.

Saat gadget berbunyi nyaring memberi peringatan dua atau tiga hari kemudian, kita bisa langsung melihat pekerjaan apa yang akan deadline lalu mengatur strategi kerja untuk menuntaskannya. Saat beban pekerjaan mulai berkurang kita juga bisa langsung melihat beban kerja yang ada dalam daftar reminder dan langsung menuntaskannya tanpa perlu menunggu reminder-nya berbunyi lagi.

Komitmen pada Reminder

Hanya ada pantangan yang tidak boleh dilanggar dalam pengaturan kerja model begini. Jangan menunda-nunda. Langsung eksekusi pekerjaannya. Karena dengan menunda hari ini kita akan semakin dipusingkan dengan multitasking yang akan terjadi besok hari, padahal itu yang ingin kita hindari bukan?

Mengelola tugas demi tugas agar semuanya dapat dituntaskan dengan baik adalah salah satu seni dalam etos kerja. Manfaatkan segala strategi untuk menyederhanakan pekerjaan, tanpa mengurangi kinerja kita. Selamat berkarya (PG)