Rapat Deadlock? Ini Tipsnya.

Seberapa sering anda mengalami deadlock saat mengikuti atau memimpin sebuah meeting? Sebagian besar orang-orang yang berkecimpung dalam organisasi pernah mengalaminya. Semakin tinggi level pengambilan keputusan dalam sebuah rapat, semakin tinggi pula peluang terjadinya kebuntuan pada rapat tersebut. Sebenarnya perbedaan pendapat merupakan sesuatu yang sangat wajar, karena dalam sebuah rapat pikiran-pikiran manusialah yang dikelola untuk mencapai sebuah pemikiran bersama.  Yang penting setiap orang memiliki orientasi yang sama dan memahami visi, misi organisasi.

Namun tidak jarang terjadi, perbedaan pendapat ini tidak bisa diolah dengan baik oleh pemimpin rapat sehingga rapat menjadi mandek. Suasana rapat menjadi sangat tidak nyaman. Apalagi kalau kebuntuan tersebut sudah sampai ke tahap gebrak menggebrak meja, saling tuding dengan kata-kata kasar atau malah konfrontasi fisik antar peserta rapat.

 

Wah, jangan harap ada keputusan terbaik yang diambil jika atmosfir rapat sudah sekacau itu. Kebuntuan saat rapat yang diakibatan perbedaan pendapat sebenarnya dapat diminimalkan dengan strategi-strategi tertentu.  Seperti misalnya: memaksimalkan agenda rapat, memberi prioritas pada isu strategis, dan tidak memberi ruang pada peserta rapat untuk berbicara bertele-tele atau menyimpang dari agenda yang sebenarnya.

Namun apabila sudah terlanjur terjadi deadlock, dan kebetulan anda berada pada posisi pemimpin rapat, ada beberapa tips yang bisa anda lakukan:

1.      Break. Rapat berjam-jam dengan volume pembicaraan yang padat bisa saja membuat pikiran kita carut-marut. Ada baiknya saat tim yang anda pimpin belum bisa mencapai kata sepakat, cobalah mengambil sedikit waktu untuk rehat. Seringkali solusi cemerlang diperoleh di luar ruang rapat yang formal. Seringkali inspirasi-inspirasi yang tidak terpikirkan sebelumnya datang saat kita menyesap kopi dengan santai bersama teman sedivisi atau bahkan saat peserta rapat yang tadinya adu urat leher, tiba-tiba menemukan solusi  bersama saat ngobrol dengan suasana yang lebih casual.  
2.      Cari akar masalah.  Saat terjadi masalah yang mengganjal kelancaran agenda rapat. Cobalah fokus dan bedahlah masalah tersebut sampai ke akar-akarnya.  Jangan puas dengan mendengarkan masalah yang ada di permukaan saja. Urai permasalahannya sampai ke hal-hal teknis praktis yang mungkin menurut sebagian orang adalah hal-hal remeh yang tidak perlu diangkat ke permukaan. Misalnya bagian finance dan bagian marcomm di tim anda selalu berdebat mengenai budget promosi. Orang finance anda komplain karena biaya promosi selalu membengkak dan realisasinya selalu di atas arus kas, sementara marcomm anda mengatakan biaya promosi naik karena harga-harga memang naik. Mungkin pada rapat anda bisa meminta marcomm anda memaparkan laporan operasionalnya sampai ke hal-hal teknis di lapangan serta SOP yang dijalankannya. Jika memang terbukti ada pelanggaran atau ketidakefisienan, maka anda sudah tahu tindakan yang harus dilakukan. Jika laporan marcomm bisa diterima, maka mungkin solusinya bagian finance harus bekerja untuk mengajukan revisi arus kas perusahaan.  
3.    Review Agenda. Kadang-kadang mereview kembali agenda rapat penting untuk mengingatkan seluruh peserta rapat mengenai beban pembicaraan yang semestinya diselesaikan pada rapat tersebut. Jika memang pada satu agenda tidak dicapai kata sepakat, cobalah beralih pada agenda berikutnya. Siapa tahu ada pencerahan saat anda dan tim  melakukan pembahasan pada materi rapat yang lain. Disamping itu, penggunaan waktu juga jadi lebih efektif.
4.        Hindari asumsi. Sedapat mungkin berikan ruang lebar kepada peserta rapat yang anda pimpin untuk adu argumen namun berbasis data yang akurat dan komprehensif. Kebuntuan dalam rapat seringkali terjadi diakibatkan adu argumen yang berbasis asumsi belaka. Asumsi-asumsi yang kurang dapat dipertanggungjawabkan seringkali mengaburkan analisis dan menimbulkan kesulitan dalam memutuskan rekomendasi rapat. Menurut tim penjualan, omset restoran anda menurun karena cita rasa masakan berkurang, sementara itu kepala koki mengatakan mereka harus mengakali proses produksi karena kenaikan harga BBM dan beberapa bahan tidak diimbangi dengan kenaikan budget yang diberikan. Lalu orang finance anda mengatakan memang anggaran cukup terbatas karena pendapatan juga terbatas. Nah, jika semua argumen di atas tidak didasarkan pada data, maka anda sebagai pengambil keputusan akan dibuat kebingungan. Salah satu strategi untuk pengambilan keputusan adalah survei kepuasan pelanggan. Benarkah hasil survei mengatakan bahwa pelanggan restoran anda tidak puas karena cita rasa atau karena faktor lain? Mungkin saja karena kenaikan harga-harga membuat pelanggan mengurangi frekuensi kunjungannya. Atau ada restoran lain yang baru dibuka di sekitar tempat usaha anda. Solusi-solusi terhadap permasalahan yang terjadi hanya bisa diketahui dengan data-data yang lebih kuat dibanding sekedar asumsi belaka. Menghindari asumsi juga dapat meminimalkan perbedaan pendapat yang terjadi karena ada interest conflict  dalam organisasi anda yang biasa sulit dideteksi.   
5.    Voting. Ini mungkin cara paling terakhir jika semua strategi dan pemikiran yang dicurahkan tetap berujung pada kemandekan. Cari tahu mayoritas pemikiran dari peserta rapat dengan melakukan voting atau perhitungan suara. Memang voting bukanlah strategi pengambilan keputusan yang paling benar. Namun paling tidak, voting dapat menjadi dasar pertanggungjawaban rekomendasi sebuah rapat. Sehingga pada notulenis atau berita acara rapat, proses voting ini wajib dicantumkan. Jika semua peserta rapat sudah memiliki pemahaman organisasi yang baik, apapun hasil voting yang diperoleh harus diterima dan diberlakukan sebagai sebuah keputusan bersama seperti halnya keputusan yang diambil berdasarkan musyawarah.

Beberapa strategi lain juga bisa ditempuh, misalnya menunda rapat selama satu atau dua hari untuk mendinginkan kepala peserta rapat. Penundaan ini juga bisa membantu anda mencari referensi yang dibutuhkan  untuk merumuskan alternatif solusi. Atau anda bisa menunda rapat untuk menghadirkan orang-orang yang dapat membantu kelancaran rapat anda nantinya, seperti orang-orang kunci, pengambil keputusan yang levelnya lebih tinggi atau mungkin konsultan, dan tim advisory jika memungkinkan.

Ringkas kata, mengelola rapat artinya mengelola pemikiran orang-orang. Deadlock mengindikasikan orang-orang yang anda pimpin telah mencurahkan pemikirannya, hanya saja belum ada solusi paling tepat untuk mempertemukan pemikiran-pemikiran tersebut. Berupayalah semaksimal mungkin untuk mengenali karakter dan alur berpikir setiap orang dalam tim anda sehingga anda lebih punya banyak stok peluang menyatukan mereka. Jangan lupa selalu berorientasi pada visi, misi atau tujuan besar organisasi karena rapat yang anda pimpin adalah bagian dari arah gerak organisasi mencapai tujuan tersebut. selamat berkarya.(PG)

__________

Ilustrasi gambar dari: genius.com