Pun Pada Rapat Kecil, Peran Notulen Tetap Besar

 

Jika ada event kantor yang membutuhkan panitia atau tim kecil, saya sering sekali didaulat jadi sekretaris panitia atau tim tersebut. Mungkin karena teman-teman kantor tahu saya seorang blogger, jadi terbiasa untuk urusan tulis-menulis. Jobdes sekretaris panitia biasanya memang tidak jauh-jauh dari pekerjaan administrasi dan kalau ada rapat, otomatis jadi notulis rapat tersebut. Padahal pada praktiknya menulis untuk blog sangat berbeda dengan menulis untuk dokumen rapat yang lebih kaku dan formal.

Tapi ya sudah, dinikmati saja. Apalagi karena sering jadi notulis rapat, saya jadi banyak mengasah keterampilan menulis dan mengetik. Jika tulisan untuk blog lebih dinamis, tulisan untuk notulen rapat cenderung lebih teratur dan kaku. Jadi anggap saja ini cara menyeimbangkan fokus otak kanan dan otak kiri.

Seiring waktu saya jadi lebih terampil membuat notulen sebuah rapat atau pertemuan. Dulu pertanyaan seperti: informasi-informasi apa saja sebaiknya yang harus ada dalam notulis rapat? Apa boleh menyebut nama dalam notulen rapat? Apa semua pembicaraan dalam rapat harus ditulis, atau hanya fokus ke topik rapat saja? terasa cukup membingungkan. Tapi saat ini kebingungan seperti itu tidak terjadi lagi.

Saya juga jadi semakin paham pentingnya peran seorang notulis dalam sebuah rapat. Walaupun rapat-rapat tersebut terjadi di tim kecil atau panitia yang sifatnya ad-hoc, notulen tetap berperan strategis sebagai bagian dari manajemen rapat secara keseluruhan. Bayangkan apa yang terjadi jika pada saat rapat berlangsung banyak argumen berbobot dilontarkan, banyak pembicaraan penting untuk ditindaklanjuti, tapi karena notulensinya kurang baik, banyak rekomendasi rapat yang jadi bias atau terlewatkan. Output rapat pun jadi kurang optimal sehingga menghambat progress kerja selanjutnya. Pada akhirnya kinerja organisasi pun akan ikut terganggu. Tidak heran, sering kali rapat dianggap hanya pemborosan saja, baik pemborosan anggaran maupun pemborosan waktu.

Dengan proses dokumentasi yang baik, rapat-rapat (pada berbagai tingkat) dapat membantu orang-orang terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan baik pula. Dengan demikian rapat-rapat yang terjadi benar-benar memberikan kontribusi berarti bagi organisasi.

Nah, melalui artikel ini saya akan berbagi beberapa kiat agar notulis dapat menjalankan perannya dengan baik. Saya bukan pakar, hanya berniat sharing kiat-kiat yang saya rangkum dari praktik terbaik selama ini. Mari kita lihat satu per satu.

Notulen Bukan Transkrip

Seorang notulis tidak perlu mencatat seluruh pembicaraan seperti transkrip sebuah percakapan. Notulen pada dasarnya adalah rangkuman atau poin-poin penting dalam pertemuan. Jadi seorang notulis harus mampu membuat rangkuman dari esensi pembahasan setiap topik atau pembicaraan. Salah satu tantangan seorang notulis adalah mencatat dengan singkat tapi tetap jelas apa yang sedang dibahas. Sering kali terjadi, ada peserta rapat yang memang doyan berbicara, sehingga saat berpendapat ditarik sana sini dulu. Padahal sebenarnya pendapat atau masukannya bisa dibuat dengan singkat. Jadi seorang notulis bukan hanya sekadar mendengar tapi harus benar-benar menyimak jalannya rapat.

Jangan Menambahkan Opini Pribadi

Nah, walaupun bertugas mencatat hal-hal penting dalam pembicaraan, notulis juga harus cermat. Jangan sampai menulis redaksi yang berpotensi ditanggapi salah oleh pembaca notulen, apalagi menambahkan opini pribadi. Ini bisa terjadi, baik disengaja maupun tidak disengaja, karena keterbatasan notulis dalam merekam pembicaraan. Apalagi notulis tidak dilengkapi back up dari perangkat perekam. Jadi memang sebelum menjadi dokumen resmi milik organisasi, atau disebarluaskan secara resmi, notulen rapat harus di-screening kembali oleh pemimpin rapat, untuk memastikan semua hasil pembicaraan sudah sesuai dan dapat dipahami dengan mudah oleh pembaca notulen.

Gunakan Alat Bantu

Jika notulis rapat memiliki kecepatan menulis atau mengetik yang masuk kategori slow, ditambah kecepatan menangkap pembicaraan yang juga slow, maka notulis harus melengkapi diri dengan alat bantu seperti perekam suara. Jadi jika ada pembicaraan yang terlewatkan atau kurang jelas, perekam bisa digunakan untuk memutar kembali pembicaraan tersebut. Dengan demikian notulis dapat memastikan semua pembahasan bisa tercatat dengan baik.

Selesaikan Notulis Sesegera Mungkin

Saya sendiri selalu berusaha menyelesaikan notulen rapat dalam tempo yang sesingkat-singkatnya. Semakin cepat semakin baik, karena proses rapat masih segar di ingatan. Oleh karena itu usai rapat atau pertemuan, saya biasa masih tinggal sejenak untuk menyelesaikan notulen sesegera mungkin. Kemudian salah satu kiat yang biasa saya lakukan adalah (jika memungkinkan) langsung menampilkan naskah notulen di layar presentasi saat rapat berlangsung, bergantian dengan tampilan data atau presentasi lain. Jadi saat pembicaraan berlangsung, naskah notulen bisa langsung dilengkapi, juga bisa langsung disunting berdasarkan masukan pembicara atau pemimpin rapat. Setelah rapat selesai, notulen tinggal dirapikan seperlunya.

Pastikan informasi Penting Tersedia di Notulen

Setiap organisasi punya standar format notulen pertemuan atau rapat, terutama untuk rapat-rapat yang sifatnya formal. Tapi untuk rapat yang sifatnya non formal pun mesti tetap ada informasi-informasi kunci yang harus disertakan dalam notulen rapat, sebagai dokumentasi pertemuan. Informasi tersebut misalnya: tanggal, lokasi, pemimpin, dan jumlah peserta rapat. Kemudian untuk isi notulennya sendiri harus memuat agenda, pembahasan dan rekomendasi rapat, termasuk PIC dan tenggat waktu dari rekomendasi tersebut. Tidak lupa notulen harus dilengkapi dengan tanda tangan dari notulis dan pemimpin rapat sebagai validasi. Menambahkan foto kegiatan atau tangkap layar (rapat virtual) juga bisa dilakukan sebagai bukti proses rapat berlangsung.

Perihal mencantumkan nama orang-orang yang memberi usulan atau pendapat dalam rapat, juga kembali ke budaya setiap organisasi. Organisasi yang mengedepankan transparansi mungkin menormalisasi pencantuman nama-nama pada notulen. Tapi pada sisi lain ada juga faktor etis yang harus diperhatikan, terutama jika notulensi rapat akan dibagikan ke banyak orang. Dalam hal ini pencantuman nama dapat berujung ke hal-hal yang kurang kondusif, apalagi jika topik yang dibahas cukup sensitif. Jalan tengah yang dapat dilakukan adalah mengganti nama dengan jabatan (walaupun ini juga masih cukup personil) atau cukup dengan menulis seperti ini, “....salah satu peserta mengusulkan ...”.

Atau bisa juga notulen dibuat dalam format berbeda. Notulen yang rinci dan lengkap ditujukan untuk orang-orang kunci organisasi / perusahaan. Lalu notulen yang sifatnya lebih umum dan menampilkan rekomendasi-rekomendasi final dibuat untuk ditujukan ke elemen organisasi yang lebih luas. Notulen rinci tetap didokumentasikan untuk membantu orang-orang kunci yang ingin kembali menelusuri riwayat pembuatan keputusan-keputusan tertentu.

Untuk rapat yang sifatnya non formal, mencantumkan nama dalam notulen tidak terlalu diperlukan, karena pembahasan biasanya lebih bersifat brainstorming, dan membahas hal-hal yang sifatnya teknis praktis. Tapi sekali lagi, semua kembali ke budaya setiap organisasi.

Demikianlah beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan tugas kesekretariatan, khususnya sebagai notulis rapat. Walaupun sosok notulis sering kali tenggelam dalam dinamika rapat yang hangat dan menguras mood, perannya sangat strategis. Sesempurna apapun pembahasan yang dilangsungkan dalam rapat, tanpa dokumentasi yang baik rapat tersebut tidak akan memberikan kontribusi yang optimal bagi organisasi atau perusahaan. (PG) 

Ilustrasi gambar diolah dari prompt chatgpt 

Pertama kali tayang di Kompasiana