Tips Mengurangi Kebiasaan Menunda Pekerjaan

Banyak orang yang tergolong dalam kaum “suka menunda pekerjaan”. Saya juga kadang-kadang dihinggapi “penyakit” yang satu ini. Padahal kita sama-sama tahu, penundaan demi penundaan seringkali jadi awal dari kekacauan manajemen pekerjaan baik di lingkungan kerja, di rumah atau di lingkungan kita yang lain.

Berdasarkan pengalaman dan pengamatan, penyebab “suka menunda” ini bermacam-macam.

Bisa jadi karena terlalu banyak berpikir sebelum bekerja. Akhirnya energi terkuras untuk berpikir dan tidak ada lagi yang tersisa untuk memulai pekerjaan, tertunda-lah pekerjaan kita. Kemudian manajemen waktu yang kurang baik, sehingga pada satu waktu kita memiliki banyak waktu luang dan pada lain waktu kita keteteran karena banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu hampir bersamaan. Akibatnya kita harus memilih salah satu tugas dengan menunda tugas yang lain.

Penyebab lainnya adalah keengganan untuk memulai pekerjaan karena malas, tidak suka dengan pekerjaan yang akan dilakukan, takut gagal atau takut mengacaukan pekerjaan itu.

Nah, setelah mengenali penyebab penundaan tersebut, mari kita lihat bagaimana tips-tips mengurangi kebiasaan ini.

Memulai

Ya, cara paling pertama mengurangi kebiasaan menunda adalah dengan memulai kebiasaan baru, yaitu langsung memulai. Buatlah action atau tindak lanjut segera begitu mendapat tugas baru. Segeralah menghubungi seseorang jika anda merasa dia adalah klien potensial, segera membuat janji ketemu jika klien merespon, segera selesaikan berkas-berkas pekerjaan anda sebelum jadi tumpukan yang sulit anda sentuh, segera kunjungi kolega atau kerabat saat memiliki waktu, segera bangun dari tempat tidur begitu weker berbunyi. Pokoknya, hindari sebisa mungkin alasan untuk menunda pekerjaan.

Membuat Perencanaan

Seringkali keengganan memulai pekerjaan juga disebabkan cara pandang kita terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali pekerjaan dipandang sebagai sebuah tugas mahaberat yang sulit dan membutuhkan waktu panjang. Padahal pada dasarnya semua pekerjaan memang akan terasa berat jika kita tidak memiliki perencanaan yang baik untuk mengelolanya. Bagilah tugas besar itu menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan buatlah deadline, kapan tugas-tugas kecil tersebut harus diselesaikan. Jika bekerja dalam tim, anda bisa memanfaatkan teman-teman yang lain untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Misalnya untuk membuat proyeksi arus kas setahun ke depan, anda bisa memulai dengan mengamati trend arus kas tahun berjalan, kemudian membuat rencana belanja, target penjualan, menghitung penyusutan aktiva dan seterusnya. Melihat trend arus kas tahun berjalan pun pun bisa dibagi-bagi lagi menjadi tugas yang lebih kecil, seperti mengamati pendapatan dan biaya setiap bulan, melihat kapan bulan-bulan terjadinya lonjakan pembelian dan seterusnya.

Selesaikan setiap tugas yang lebih kecil secara tepat waktu. Jika memungkinkan bagilah tugas tersebut atau beri delegasi kepada tim kerja anda dan lihatlah, tanpa sadar tugas besar tadi perlahan-lahan akan terselesaikan.

Membuat Reminder

Tips berikut ini sangat membantu kelancaran tips-tips sebelumnya. Saya pun selalu menggunakan tips ini. Buatlah reminder sebanyak mungkin untuk membantu anda (terutama yang memiliki komplikasi penyakit “suka menunda” dan “suka lupa”) mengatur tugas-tugas anda. Catatlah semua janji, rencana kerja baik yang rutin maupun tidak rutin, rencana keluarga dan semua rencana lain yang membutuhkan perhatian anda. Gunakan media yang akrab dengan anda. Handphone, komputer, kalender meja, sticky note, buku agenda kerja dan media apapun yang memungkinkah anda mengingat semua rencana pekerjaan dengan mudah.

Untuk tugas-tugas khusus pasanglah alarm, timer  atau reminder lainnya yang membantu anda tidak melewatkan tugas tersebut. Pasang paling tidak sehari sebelumnya agar masih ada waktu jika tugas tersebut membutuhkan persiapan khusus.

Sebagai contoh, untuk tugas-tugas kantor saya biasa membuat agenda kerja mingguan lalu agenda mingguan ini di-breakdown lagi dalam agenda kerja harian agar bisa dipantau setiap hari.

Untuk tugas tambahan atau tugas mendadak yang tidak bisa langsung dicatat pada buku agenda, saya menggunakan HP untuk mencatatnya plus melengkapi note tersebut dengan alarm khusus. Cara-cara ini membantu mengingat dan memilah mana tugas yang harus segera dikerjakan dan mana tugas yang bisa dikerjakan kemudian. Jadi sekalipun ada penundaan, rencana pekerjaan kita tidak akan menjadi kacau balau.

Kemudian jika ada tugas yang terlewat dan masih memungkinkan untuk mengejar deadline-nya, pasang kembali pada reminder berikutnya.

Kerjakan yang Sulit Dahulu

Nah, tips yang satu ini cocok untuk mereka yang suka menunda karena enggan atau malas bekerja. Pada kesempatan pertama, segera lakukan tugas-tugas yang paling anda jauhi atau yang paling sulit. Dengan demikian pekerjaan selanjutnya tidak akan terlalu memberatkan lagi. Misalnya: Besok anda harus berjumpa dengan klien anda yang paling cerewet dan menjengkelkan. Nah, pada pagi hari saat energi dan fokus anda masih prima, mestinya klien inilah yang pertama kali harus anda temui. Klien-klien lain bisa ditemui belakangan karena relatif lebih mudah ditangani. Demikian pula untuk tugas atau pekerjaan yang lain.

Jangan Memulai Sesuatu yang Tidak bisa Diselesaikan

Maksud dari tips ini adalah apabila anda memiliki kesempatan untuk memilih proyek atau pekerjaan, pastikan yang anda pilih itu sesuai dengan kapasitas dan kompetensi anda. Jangan sampai memaksakan diri mengambil pekerjaan yang tidak bisa anda selesaikan hanya karena gengsi atau tergoda insentif yang besar. Dengan bekerja sesuai kemampuan anda meminimalkan resiko menunda-nunda pekerjaan yang ujung-ujungnya dapat merugikan diri sendiri. (PG)

---

ilustrasi gambar dari: citylabs.com