Persiapan Presentasi yang Biasa Dilupakan

Fail to prepare is preparing the failed. Orang-orang yang kerap bergelut dengan dunia presentasi sudah hafal benar jargon yang satu ini. Makanya para sales, marketer, motivator, guru, tutor, siapapun yang  hendak menyampaiakan sebuah presentasi selalu mempersiapkan materi yang akan dipresentasikan secara seksama. Entah itu presentasi untuk memperkenalkan sebuah produk, berbagi wawasan dan keterampilan, atau mempengaruhi cara berpikir orang lain, persiapan presentasi tidak boleh dianggap remeh.

Namun kadang ada saja hal-hal yang luput dari perhatian saat mempersiapkan presentasi. Mungkin karena terburu waktu, atau merasa segala sesuatunya sudah beres sehingga tidak melakukan pengecekan kembali. Yang luput dari perhatian memang biasa hal-hal kecil, namun seringkali ikut menentukan sukses tidaknya sebuah presentasi.

Berikut beberapa contoh hal kecil yang kerap diabaikan presenter saat mempersiapkan presentasi.

Latar Belakang Audiens

Mengetahui siapa-siapa saja orang yang akan mendengarkan presentasi kita penting untuk membantu mengemas sebuah presentasi. Memang seringkali “pengetahuan tentang audiens” didalami belakangan, atau bahkan tidak sama sekali. Apalagi jika presentasi tersebut bersifat rutin dengan berganti-ganti audiens, presentasi yang bersifat dadakan, atau presentasi di depan khalayak umum. Namun alangkah baiknya sedapat mungkin presenter mengetahui latar belakang audiens sebelum melakukan presentasinya.  Hal ini berguna untuk mengemas presentasi dan melakukan pendekatan yang sesuai dengan audiens. Misalnya menghindari istilah-istilah asing atau istilah yang terlalu teknis jika audiens kita tingkat pendidikannya menengah ke bawah. Atau sebaliknya, jangan sampai menimbulkan kesan terlalu menggurui, jika audiens memiliki tingkat pendidikan tinggi. Sedapat mungkin juga contoh-contoh yang digunakan dekat dengan keseharian audiens. Jangan sampai kita menggunakan pendekatan untuk orang  kantoran, padahal audiens kita sebagian besar adalah ibu rumah tangga, misalnya, serta contoh-contoh lainnya. Semakin cepat latar belakang audiens diketahui, semakin baik untuk presenter. Pengetahuan mengenai audiens ini bisa diperoleh dari panitia kegiatan, ini bisa dilakukan beberapa hari sebelum presentasi tersebut. Atau jika tidak memungkinkan, kita masih bisa mendapatkannya pada waktu-waktu terakhir sebelum presentasi dimulai seperti misalnya dari daftar hadir pada meja registrasi atau perkenalan singkat, jika audiens tidak banyak.

Closing Power

Seperti kesimpulan pada sebuah karya tulis, closing statement atau pernyataan penutup pada sebuah presentasi harus powerfull untuk memberikan kesan terakhir yang positif dan mendalam pada audiens kita. Seringkali presenter tidak menyiapkan pernyataan penutup yang baik sehingga presentasi menjadi terkesan datar-datar saja, atau bisa lebih parah, presenter kesulitan menutup presentasinya. Ini biasa terjadi jika presenter terlalu bersemangat menebar kata-kata sehingga tidak sadar durasi presentasinya hampir habis. Akibatnya presenter berputar-putar dan kesulitan mencari kata untuk menutup presentasinya.  Goalsebuah presentasi seringkali juga dipengaruhi oleh closing powerpresentasi tersebut. Misalnya pada sebuah presentasi penjualan, pernyataan penutup dapat diisi dengan pengulangan beberapa pointpenting pada presentasi seperti kekuatan produk yang ditawarkan dibanding kompetitor, atau alasan mengapa audiens harus membeli produk tersebut.

Data Pendukung

Data pendukung yang dimaksud bukan saja data yang berkaitan langsung dengan presentasi, tapi termasuk juga data yang sifatnya tidak berhubungan langsung namun masih relevan dengan materi presentasi tersebut. Seringkali presentasi yang sudah dipersiapkan dengan baik menjadi kurang efektif hanya karena satu dua informasi yang diinginkan audiens, tidak bisa segera dipenuhi oleh presenter. Misalnya saat memberikan presentasi mengenai produk-produk asuransi unit link, seorang agen asuransi tidak cukup membekali dirinya dengan ilustrasi perhitungan atau company profile. Bisa jadi audiens juga menginginkkan informasi mengenai ekuitas perusahaan asuransi tersebut pada negara-negara di luar Indonesia. Atau saat seorang pelatih NLP sedang membawakan materi mengenai mind reframing, dia juga harus tahu siapa saja tokoh atau pakar NLP yang relevan dengan materi tersebut. Ini berguna jika ada audiens yang mempertanyakan landasan ilmiah materinya. Semakin komprehensif data pendukung yang disiapkan semain baik untuk presentasi kita.

Oleh karena pentingnya tahap persiapan, seringkali waktu untuk persiapan materi berkali lipat lebih lama dari waktu untuk presentasi itu sendiri. Apalagi jika materi presentasi tersebut benar-benar baru dan harus kita ramu sendiri. Dengan persiapan yang memadai, presentasi bisa berjalan lebih efektif, audiens merasa memperoleh manfaat dari mendengarkan presentasi kita, akhirnya goal presentasi pun tercapai. Inilah yang diinginkan setiap presenter. (PG)

ilustrasi gambar dari: sfs.jondon.com